17.08.2021.
Misija se čini teškom, ali nije nemoguća. Dakako, ništa se ne događa preko noći. Čak i ako znate koje korake trebate poduzeti, to ne znači da će zaposlenici već sljedećeg dana početi raditi produktivnije. No, strpljenje se na kraju isplati.
Moć povratnih informacija
Tvrtke koje opstaju na tržištu i još k tome rastu uvijek pronalaze nove načine kako biti još uspješnije. Takav pristup stalnog poboljšanja temelji se na povratnim informacijama kupaca, prodavača, zaposlenika... Zato je važno da svaki zaposlenik dobije povratnu informaciju. U protivnom, može se dogoditi da zaposlenici svoj posao obavljaju neučinkovito a da toga uopće nisu svjesni.
Istraživanja pokazuju kako 82% zaposlenika cijeni povratne informacije. No, istovremeno njih čak 62% smatra da su informacije koju stižu do njih s vrha - nedovoljne. Da biste to izbjegli, izbjegavajte općenite komentare. Zaposlenicima treba jasno reći što je bilo dobro, a što ne. Povratne informacije trebaju biti specifične i usmjerene na rješenja. Zaposlenici moraju razumjeti u čemu je problem i kako se mogu poboljšati. U svakom slučaju, treba izbjegavati komentare u vezi s osobnošću zaposlenika i usredotočiti se na njihovo ponašanje i učinkovitost, uz davanje smjernica kako se mogu poboljšati.
I na kraju, ono najvažnije: hvalite javno, kritizirajte privatno. Dobar menadžer nikad javno ne kritizira članove svog tima.
Poticanje zaposlenika
Nije neko otkriće, ali menadžeri često zaboravljaju ono što dobri i uspješni gazde znaju od pamtivijeka: nagrade i poticaji povećavaju učinkovitost. Više studija u različitim zemljama pokazalo je da prepoznavanje i nagrađivanje nečijeg truda kod zaposlenika stvara osjećaj da ih se cijeni. A to je pak jedan od ključnih pokretača učinkovitosti. Veća plaća i materijalni bonusi uvijek su dobrodošli, no nije sve u novcu; dodatni slobodni dani, poziv na ručak ili večeru, poneki raniji odlazak s posla, ili kasniji dolazak u ponedjeljak, nakon lijepo provedenog vikenda, sve se to dobrim vraća. Dobrog radnika vrijedi pohvaliti pred šefom, a zahvaljujete li se pismeno nekom zaposleniku, nemojte u "cc" zaboraviti ukucati i ime nadređenog. Ideje su brojne; od javne zahvale do osiguranog parkinga i nove opreme na radnom stolu...
Posvetite pažnju timskom duhu
Živimo u svijetu u kojem je primarna pozornost usmjerena na to da klijenti budu zadovoljni. Istodobno, vlasnici kompanija često zaboravljaju na svoju glavnu imovinu - zaposlenike, pogotovo kad je riječ o učinkovitosti. Velikim sustavima nije teško zaposliti eksperta za izgradnju tima. No, to možete organizirati i sami; internet je prepun prijedloga koje potpisuju stručnjaci. Kako bilo, izgradnja tima i očuvanje dobrih odnosa u njemu ključ su učinkovitosti zaposlenika. Sretni i zadovoljni ljudi ne njurgaju i lakše se posvećuju poslu za koji su plaćeni.
Koristite grupne razgovore
Iako nam se čini da će nas tehnologija progutati, sažvakati i ispljunuti, brojna istraživanja ukazuju na to da zaposlenici za nedovoljnu produktivnost često okrivljuju upravo manjak tehnologije na radnom mjestu. Činjenica je da bi većina zaposlenika diljem svijeta mogla biti puno učinkovitija da ima pristup najnovijim tehnološkim dostignućima, osobito alatima i softveru za povećanje produktivnosti. Milijarde dolara bacaju se u vjetar zbog problema u komunikaciji. A jedan, ma kako jednostavan, grupni chat može poboljšati učinkovitost komunikacije. Hitni problemi mogu se riješiti brže, a važna pitanja dobiti odgovore u kratkom roku.
Pojednostavite rutinske zadatke
Rutinski poslovi troše dragocjeno vrijeme. Neki od ovih zadataka mogli bi se pojednostaviti uz pomoć tehnologije ili pojednostavljenja procesa. Zaposlenici nerijetko dijele sustave i dokumente zaštićene lozinkom koju moraju unositi svaki put kad ulaze u sustav. Alat za upravljanje lozinkama olakšava pristup datotekama, štedi vrijeme zaposlenicima i povećava sigurnost podataka. Kad se podvuče crta, to znači da će produktivnost rasti jer će zaposlenici više vremena moći posvetiti važnijim stvarima.
Naoružajte zaposlenike potrebnim znanjima
Jedna od najvećih pogrešaka koje čine moderni menadžeri je uskraćivanje obuke zaposlenicima jer to "košta i troši vrijeme". Prepuštanje zaposlenicima da se sami snalaze i "uče u hodu" najgora je stvar koju može učiniti neki menadžer jer učinkovitost operacija ovisi o tome koliko članovi nekog tima znaju što trebaju učiniti i kako će to napraviti. Učenje u hodu je moguće, ali definitivno nije učinkovito. Umjesto da zaposlenicima puštaju da se snalaze sami, pametnije ih je naučiti što i kako. Početnim ulaganjem riješit ćete se beskrajnog ponavljanja odgovora na uvijek ista, jednostavna pitanja i ispravljanja pogrešaka do kojih nije ni trebalo doći.
Mnogi menadžeri ne žele ulagati u svoje zaposlenike jer ne postoje jamstva da će ih zadržati nakon što se na njih potroši toliko vremena i novca. Istina, što su ljudi vještiji u svom poslu, njihova cijena na tržištu raste. Neki će ljudi otići i potražiti bolje plaćenu poziciju. No, treba se zapitati što je gore: uložiti u nekoga tko će otići ili uopće ne ulagati u one koji ostaju?
Rad na daljinu
Sve do pandemije kompanije nisu odobravale zaposlenicima da rade od kuće; mislilo se da neće biti dovoljno produktivni kada nisu u uredu. Stvarnost je, međutim, suprotna - studije dokazuju da su oni koji rade na daljinu, odnosno od kuće, često produktivniji od svojih kolega koji duge sate provode u uredu. Bolest člana obitelji, očekivanje majstora, automobil na servisu... brojni su razlozi zbog kojih su zaposlenici morali uzimati slobodne dane kako bi taj dan ostali kod kuće, a najveći dio posla mogli su odraditi i kad nisu bili u uredu. Gubitak radnog dana svakako je manje učinkovit od inzistiranja na formi.
Stop sastančenju
Većina sastanaka traje između 30 i 60 minuta. Zaposlenici smatraju da je trećina svakog sastanka potpuno neproduktivna. To je 10 do 20 minuta izgubljenih po sastanku. Ako održavate samo dva sastanka svaki tjedan, to je 20 do 40 izgubljenih minuta tjedno. Tijekom jedne godine to raste od 1000 do 2000 izgubljenih sati. A to je puno vremena koje su zaposlenici mogli provesti radeći svoj posao.
Mnogo problema možete riješiti putem e-maila ili slanjem poruke. Većina otvorenih pitanja ne zahtijeva sastanak svih zaposlenika. Produktivni sastanci ne mogu bez unaprijed dogovorenog dnevnog reda s jasno postavljenim ciljevima. Sve drugo je bacanje vremena i novca u vjetar.
Odličan alat za ispitivanje organizacijske kulture, OCAI, ispituje i analizira rezultate koji se zatim prikazuju kao slika kako vaša organizacija funkcionira i koje su njezine stvarne vrijednosti.