4 koraka za konstruktivne interne sastanke

Koliko često imate osjećaj da ste nedovoljno produktivni na poslu jer većinu radnog vremena koristite (ili trošite) na sastanke?
Koliko često se uhvatite da na sastancima razmišljate što sve još danas morate obaviti? Ili što sve morate kupiti u dućanu?
Koliko često na sastancima pogledate mailove na mobitelu pa se potpuno isključite iz teme?

 Ja sam na bivšem poslu zajedno sa ostalim B-1 kolegama hodočastila po raznim sastancima i odborima dobar dio svog radnog dana. Često sam bila u napasti da pošaljem nekog iz svog tima na neki od sastanaka, ali kad bih vidjela da svi ostali kolege uredno izvršavaju tu svoju menedžersku dužnost, odustala bih od ideje. Radije sam nosila laptop na sve sastanke i radila što sam trebala dok su drugi pričali. Onda bih se malo uključila (čisto da ne ispadne da ništa ne pratim) i rekla što imam pa bih se ponovo isključila bez da čujem što ostali kolege misle o temi. Jednom prilikom me kolega upozorio da nije u redu da tipkam po mobitelu na sastanku pa sam mu odgovorila da sam ja žensko i da, za razliku od muških kolega, mogu raditi dvije stvari istovremeno. Strašno, zar ne?

Da mi je netko tada rekao da će mi sastanci sa kolegama biti jedan od najboljih dijelova radnog dana, ne bih vjerovala. A danas je baš tako.

Ideja BOOM-a je da sastanci budu strukturirani, informativni, konstruktivni, vremenski ograničeni te da se sudionici u toku sastanaka i nakon njega dobro osjećaju.

Struktura tjednog sastanka koji je dio BOOM modela se pokazala optimalna, a kad ga kombiniramo sa dnevnim Stand-Up-ovima nestaje potreba da se međusobno konzultiramo nekoliko puta dnevno. Distrakcije (pa i pozitivne, u kojima ugodno diskutiramo s dragim kolegama) negativno utječu na produktivnost te nam njihovo minimiziranje omogućuje da se fokusiramo na svoj posao.

Struktura BOOM tjednog sastanka (vremenski raspored za trajanje sastanka 60 minuta):

1. Refleksija na prošli tjedan (10 minuta)

2. Semafor (10 minuta)

3. Problemi / Prilike (30 minuta)

4. Projekti / Fokusi (10 minuta)

1. Refleksija na prošli tjedan

Svaki sudionik sastanka podijeli sa suradnicima:
- što je bilo najbolje poslovno prošli tjedan
- koje je imao učenje i da li postoji nešto za što smatra da je moglo biti bolje napravljeno
- što je bilo najbolje privatno prošli tjedan

Dijeljenje crtica iz privatnog života neki naši klijenti prakticiraju i oduševljeni su s tim, a neki se nisu odlučili za to. Mi u LQ-u to radimo i smatramo da dijeljenjem stvari koje nas vesele uvodimo malo topline u sastanke i više se povezujemo.

Općenito, ideja prvog dijela sastanka je dijeljenje:
1. da smo ponosni
2. da učimo da su greške ok, da svi griješe i da problem nije napraviti grešku nego pokušati to sakriti
3. da smo ljudska bića sa emocijama

2. Semafor

Semafor je centralni dio tjednog sastanka i on nam služi da vidimo da li idemo u dobrom smjeru. Također, bitno je da zaposlenici iz različitih odjela vide što se sve događa u kompaniji. O samom semaforu i pokazateljima koji se prate ću pisati u jednom od idućih blogova.

3. Problemi / Prilike

Svatko od sudionika sastanka može u toku tjedna staviti temu koja je važna da se prođe. To može biti neka nova poslovna ideja, može biti neki problem s kojim su se susreli pri obavljanju nekog zadatka, a može biti i neka druga zajednička tema (npr. organizacija team buildinga). 

4. Projekti / Fokusi

U ovom dijelu prolazite kroz najbitnije projekte koji su u tijeku i prokomentirate ukoliko postoji nešto važno vezano uz neki od njih.

Bitno je da se u početku kao kompanija dogovorite u kojem terminu će se održavati tjedni sastanak i koliko će trajati. Optimalno bi bilo da trajanje ograničite na 90 minuta jer po našem iskustvu sastanci koji traju dulje od toga gube na produktivnosti. Ako postoji neka ključna tema koja je kompleksna, naš prijedlog je da za nju organizirate poseban sastanak na kojem će sudjelovati samo zaposlenici koji su bitni za tu konkretnu temu.

Moderator sastanka bi se trebao mijenjati svaki kvartal. Glavni zadatak moderatora je da vodi računa o tome da kad se prolazi semafor nema previše rasprava nego da se taj dio ostavi za Probleme i prilike.

Naravno, neke teme zahtijevaju posebne sastanke. Kada je to slučaj, bilo bi dobro da prije sazivanja sastanka razmislite:
1. Da li mi stvarno treba sastanak?
2. Ako sam sigurna da mi treba sastanak, da li sam dobro pripremila sastanak?
3. Da li svi ljudi koji su pozvani stvarno moraju biti na sastanku?

Ako vam se i dalje čini da je unaprijed definirana struktura svih sastanaka prerigidna za vašu firmu, moj prijedlog je da izračunate koliko vas košta svaki sastanak.