Upravljanje timom na daljinu

Znanstvenici su zaključili kako je prelazak na rad na daljinu uzrokovao pomak od komunikacije u stvarnom vremenu, poput telefonskih poziva i sastanaka, prema manje neposrednoj komunikaciji, poput e-pošte i slanja poruka. Rad na daljinu smanjio je komunikaciju između različitih odjela. A to bi, strahuju istraživači, moglo smanjiti pristup novim informacijama i znanju.

Loša organizacija, naročito kad zaposlenici nisu u neposrednoj fizičkoj blizini, utječe na njihovu produktivnost i poslovne rezultate. O pozitivnim stranama rada na daljinu često se govorilo i pisalo: više slobodnog vremena, manji troškovi putovanja, štednja na garderobi, itd... No, takav rad ima i svoje nedostatke. Menadžeri često strahuju da njihovi zaposlenici neće raditi tako naporno ili učinkovito, a oni se pak žale da nemaju dovoljnu podršku s vrha. Umjesto da dobiju više slobodnog vremena, često ga troše na potragu za odgovorima na neka zapravo jednostavna pitanja koja se tiču poslovanja, radnih procesa ili međuljudskih odnosa. No, ma koliko god rad na daljinu bio pun izazova, postoje i relativno brzi i jeftini načini kako bi stvari tekle glatko.

Dnevni rituali

Za početak, dobro je uspostaviti jasno strukturirane dnevne rituale koji uključuju svakodnevne pozive i razgovore s udaljenim zaposlenicima. To može biti niz međusobnih poziva ili timski razgovor. Bitno je da pozivi budu redoviti i predvidljivi te da zaposlenici znaju kako postoji vrijeme i mjesto gdje se mogu savjetovati i iznijeti svoje brige i pitanja.

E-pošta nije dovoljna; videokonferencije omogućavaju razgovore licem u lice i pomažu u smanjenju osjećaja izolacije. Video je posebno koristan za osjetljive razgovore jer je kontakt očima, premda na daljinu, uvijek osobniji od pisane ili samo zvukovne komunikacije.

Mudar menadžer obavijestit će zaposlenike o najboljem načinu i vremenu da ga se kontaktira tijekom radnog dana (npr. "Obično sam popodne dostupan za ad hoc telefonske ili video razgovore, ali ako je nešto hitno, slobodno mi pošaljite poruku").

Neformalni razgovori

Veoma je važno dobro strukturirati načine na koje zaposlenici mogu ostvariti društvenu interakciju, odnosno povesti neformalne razgovore nevezane uz posao. Najbolje je odvojiti dio vremena na početku timskih poziva samo za "ćakulanje" i razmjenu "tračeva". Poželjno je organizirati virtualne pizza zabave, na kojima se pizza dostavlja svim članovima tima u vrijeme videokonferencije, ili virtualne uredske zabave u kojima se paketi s hranom i pićem mogu unaprijed poslati da se otvore i uživaju istovremeno. Pretjerano? Iskusni menadžeri reći će kako takva virtualna događanja smanjuju osjećaj izolacije i promiču osjećaj pripadnosti.

Ohrabrenje i emocionalna podrška 

Važno je da menadžeri prepoznaju stres, saslušaju kakve brige more zaposlenike i da pokažu kako suosjećaju s njima. Pitajte ih kako su i pažljivo saslušajte odgovor; dajte im do znanja da ste ih pažljivo saslušali. Učinkoviti menadžeri priznaju zaposlenicima pravo na stres i tjeskobu i pokazuju svoje povjerenje u tim koristeći izraze poput "imamo ovakvu situaciju", ili "ovo je teško, ali znam da to možemo podnijeti", ili" hajde, pronaći ćemo način da iskoristimo svoje snage". Uz ovakvu podršku zaposlenici će izazove prihvaćati s osjećajem svrhe i lakše se usredotočiti na posao. 

Pokažite fleksibilnost

Svaki član tima ima drugačije domaće okruženje. Neki će imati supružnike i djecu, drugi su samci. Neki imaju radne sobe, neki sjede u kuhinji, spavaćoj sobi ili računalo drže na dasci za peglanje. Nekima djeca kreću u školu, neki imaju krizu u odnosima. Poanta je u tome da menadžer mora razumjeti jedinstvene okolnosti svakog zaposlenika. 

Pratite napredak

Zaposlenici bi menadžerima trebali dati uvid u svoje rasporede rada, zajedno sa zadatcima za koje se očekuje da će ih obaviti u zadanom roku. To će smiriti strahovanja i timu dati strukturu, potrebnu da ispuni svoju ulogu. Ključno je sljedeće: samo zato što zaposlenike ne možete vidjeti kako rade, to ne znači da se posao ne završava. Treba vjerovati procesu.

Važnost (dobre) komunikacije

Komunikacija je ključ uspjeha. Zaposlenike treba jasno i na vrijeme obavijestiti o rokovima, raspoloživim resursima i izazovima vezanim uz posao, ali i očekivanjima "s vrha". Velik je izbor komunikacijskih alata, treba samo odabrati one koji najbolje odgovaraju timu: e-pošta, poruke, telefonski pozivi, video chatovi, intranet kanali... Važno je pronaći tu osjetljivu ravnotežu između zagušenja porukama i komunikacijske tišine. Uostalom, učestalost komunikacije može se razlikovati među zaposlenicima. Zapravo, najbolje je pitati zaposlenike kako žele da se njima upravlja dok rade na daljinu. Tako se stječe dodatni dojam o tome kako zaposlenici održavaju tempo rada i visoku produktivnost. Bitno je ne pretjerati i ne staviti se u ulogu "velikog brata". Preveliki nadzor zaposlenicima može značiti da nemate povjerenja u njih. A ako oni jasno komuniciraju i ispunjavaju ciljeve i rokove, zašto im ne biste vjerovali?

Oduprite se porivu za mikro upravljanjem

Nije dobro zaposlenicima viriti preko ramena ni kad su u uredu pa to ne biste trebali činiti niti kad su udaljeni. Redovite pojedinačne prijave pomažu menadžerima izbjeći zamke mikro upravljanja i istovremeno im omogućuju da zadrže odnos prema zaposlenicima i pružaju im priliku da informacije teku u oba smjera. 

Ne zaboravite slušati

Najuspješniji menadžeri su dobri slušatelji, komuniciraju s povjerenjem i poštovanjem, raspituju se o radnom opterećenju i napretku bez mikro upravljanja i ne pretjeruju u komunikaciji. Mjesečne i tromjesečne ankete u kojima će zaposlenici reći što misle i kako se osjećaju te što bi mijenjali u načinu rada korisna su metoda. No, oprezno s time. Tražite li povratne informacije od zaposlenika, morali biste i nešto poduzeti po tom pitanju.